Presupuestos de piscina en 3 minutos
En Piscilona solo un técnico sabía hacer presupuestos, y cada uno le llevaba de 2 a 4 horas. Diseñé una ficha técnica en papel y un presupuestador web que comparten la misma estructura, para que cualquier persona de la empresa pueda presupuestar una reforma en unos 3 minutos.
Todo el conocimiento estaba en una sola persona
Presupuestar una reforma de piscina exige medir en obra, aplicar muchas fórmulas y consultar precios. En Piscilona ese proceso era tedioso, estaba poco digitalizado y tenía una curva de aprendizaje tan alta que un único técnico hacía todos los presupuestos de la empresa.
Toda la capacidad de presupuestar de la empresa dependía de un único técnico.
Cada presupuesto llevaba de 2 a 4 horas, según el tipo de obra.
En la obra, las medidas se apuntaban a mano en una libreta, sin estructura. Si no eran legibles, solo unos pocos entendían la información.
Del papel a la web, de extremo a extremo
Trabajé como Product Designer freelance con dos interlocutores: el técnico, que era quien sabía presupuestar, y el equipo de desarrollo de Piscilona, que programaba lo que yo diseñaba.
Ficha técnica. Diseñé la ficha en papel que el técnico rellena en la visita.
Presupuestador. Diseñé el flujo y la interfaz web, de los wireframes al prototipo en Figma.
Lógica de cálculo. Definí con el técnico las reglas de precios y fórmulas que el sistema aplica automáticamente.
Validación y entrega. Test de usabilidad con 4 participantes y coordinación con desarrollo hasta su uso real.
Cómo lo abordé: doble diamante
Recorrí el proceso de obtener un presupuesto de principio a fin para encontrar dónde se rompía.
De todos los problemas y variables, me quedé con los dos críticos: la dependencia y el tiempo.
Ficha técnica, flujo en 4 pasos y reglas de cálculo: soluciones eficaces y fáciles de implementar.
Test de usabilidad, prototipo, ajustes y entrega a desarrollo.
Sacar el conocimiento de la cabeza del técnico
El flujo tenía dos fases: un técnico mide la piscina en la obra y, después, alguien calcula el presupuesto en la oficina. El problema de fondo estaba en la segunda: el cálculo solo existía en la cabeza de una persona.
Trabajé con el técnico para traducir su forma de presupuestar a reglas explícitas: qué medidas necesita cada obra, qué fórmula se aplica y con qué precio. Esas reglas pasaron al sistema, que hace el cálculo de forma automática.
Para que los datos lleguen bien a la oficina, la ficha en papel y el formulario web comparten exactamente la misma estructura.
- 01ON SITEMedición y ficha técnica de la piscina
- 02OFFICECreación del presupuesto
La misma estructura en papel y en pantalla
La ficha sustituye a la libreta: casillas, descripciones y unidades que guían al técnico en la obra y reducen errores. El formulario web sigue el mismo orden y los mismos campos, así que quien presupuesta en la oficina entiende la ficha sin haber pisado la obra.
Pasa el cursor por cualquier campo, o recórrelos con el tabulador, para ver su pareja al otro lado.
- 01 Datos
- 02 Obras
- 03 Revisión
- 04 Presupuesto
Pruébalo: un presupuesto en cuatro pasos
Versión reducida del presupuestador. Elige la piscina, marca las obras y mira cómo las reglas componen el presupuesto. Los datos y las tarifas son ficticios.
Datos de la piscina
Geometría simplificada y tarifas ficticias. El sistema real aplica las reglas y precios definidos con el técnico de Piscilona.
Validado con cuatro personas
Cuatro participantes de distinta edad, formación y manejo de ofimática hicieron un presupuesto a partir de una ficha técnica ya rellenada, mientras yo observaba cómo interactuaban con el prototipo.
| DIMENSION | PROS | CONS |
|---|---|---|
| Experiencia de uso | Fácil de navegar; minimiza errores. | — |
| Diseño visual | Claro y coherente. | Diseño sencillo. |
| Tiempo | 3 minutos de media. | Se alarga si la persona maneja poco el sistema. |
| Ficha técnica | Misma estructura que el formulario: simplifica los pasos. | La letra del técnico puede ser más o menos legible. |
De horas a minutos
Resultados en el uso diario
Tiempo medido en el test de usabilidad (4 participantes) y mantenido en el uso diario.
Qué cambió en la empresa
Sin formación técnica específica: basta con seguir el proceso.
Dedica su tiempo a visitas y obras en lugar de a calcular presupuestos.
Todos los presupuestos salen igual, con menos errores.
El cliente recibe su presupuesto en mucho menos tiempo.